Reuniones informales en la oficina

1 abr

Las reuniones programadas o corporativas son algo que a menudo tiene más de acto protocolario que de generación de ideas o iniciativas.
“Y es que las ideas no se programan, surgen de la espontaneidad y por ello dan pie a reuniones informales”
¿Y dónde se producen las reuniones informales?
A menudo suceden en los rincones de la oficina más insospechados, como podría ser el ascensor, el hall de la recepción, la sala de cafés o junto a la máquina de agua para la oficina. Las posibilidades son múltiples pero la empresa debe orientarse a que estos espacios, como cualquier otro que os venga a la mente, pueda ser lugar para la materialización y debate de ideas o proyectos futuros.

Muchas empresas ofrecen agua en la oficina para los empleados, otras también servicio de cafetería o máquinas de vending a bajo precio. Son lugares habituales de paso para cualquier trabajador, y es que a lo largo del día todos acudirán en una o varias ocasiones a esa zona y se pararán a tomar un pequeño y merecido respiro.
Hay países en que la cultura de las reuniones informales está muy arraigada, y negarse a ellas es una falta de educación o alineación con las costumbres locales. Por ejemplo, en Suecia la mayoría de superiores ofrecen a sus empleados ir a tomar un café al comedor de la empresa, la sala del desayuno o bien el bar más cercano. Lejos de ser una invitación, es prácticamente una obligación asistir, ya que implicará que hay alguna idea o cuestión que se quiere debatir con el empleado. Aunque al empleado no le guste el café o el té (siempre puede tomar agua) debe asistir a este tipo de encuentros.
En España, esta costumbre no está demasiado extendida, y las reuniones informales dentro de la oficina surgen más de la casualidad que no tanto de una relativa espontaneidad como en el ejemplo sueco.
Tener agua en la oficina, o máquinas de café, o salas adaptadas para tomarse un descanso hará que los empleados inicien discusiones o compartan ideas con el resto del equipo o incluso con integrantes de otros departamentos. Estos ejercicios enriquecen el ambiente laboral y la calidad de las ideas que se generen en esos espacios, lo que al final acabará por repercutir positivamente en el futuro de la empresa.
Las reuniones informales, además, serán siempre una buena excusa para discutir o comentar en privado puntos de mejora entre empleados de igual nivel jerárquico o con sus respectivos superiores. Es un ambiente que debe desprender confianza y naturalidad para que las partes comuniquen sus pensamientos sin miedo a un juicio posterior. La finalidad de este tipo de reuniones es totalmente complementaria con las reuniones corporativas semanales o diarias, aquellas programadas y habituales.
Con una correcta compenetración de ambos tipos de reuniones se conseguirá modelar el ambiente laboral corporativo, la satisfacción de los empleados, la comunicación entre diferentes escalones jerárquicos y la propia estrategia empresarial.
¿Cuándo fue la última vez que iniciaste o asististe a una reunión informal?

 

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